¿Cómo reanudar las actividades en tu empresa?

Ante el brote de una enfermedad altamente contagiosa, es indispensable contar con un plan claro de qué actividades debes retomar de manera presencial. Hay que mantener un balance entre el máximo de productividad, pero asegurando la salud de quienes forman parte de ella. En definitiva: que la cura no sea peor que la enfermedad. (En este enlace encontrarás un cuestionario práctico para evaluar tu situación actual y la de tu equipo para implementar teletrabajo.)

De inicio, debes tener claro qué cargos son indispensables para retomar las actividades; es decir, realizar un análisis de los resultados que pueden lograrse únicamente de forma presencial y así diferenciar qué urge reactivar de manera presencial y qué se puede realizar a través del teletrabajo. Después, en conjunto con el equipo directivo, genera una planificación de ingreso del personal que, necesariamente, debe asistir a las dependencias de la empresa. Lo más importante es evitar riesgos innecesarios de tus trabajadores, ya que podrías disminuir tu producción si no realizas un análisis basado en indicadores de gestión. (En este enlace podrás encontrar un formulario práctico para evaluar las actividades que se pueden desarrollar en modalidad teletrabjo, por cada uno de los cargos.)

Recuerda que la modalidad de teletrabajo también puede es una alternativa válida, dependiendo con el giro de negocio de tu empresa, y una planificación puede ser  efectiva si los objetivos y resultados esperados son alcanzados. (En este enlace encontrarás el artículo "El verdadero valor agregado del capital humano" con excelentes lineamientos para implementar una gestión por resultados.)

Ahora, después de realizar el análisis, si ya has tomado la decisión de retomar actividades presenciales, sigue las siguientes recomendaciones para reducir riesgos:

¿Cómo saber si tu personal se encuentra apto para regresar?

El responsable de la unidad de Salud y Seguridad Ocupacional (o de Recursos Humanos en pequeñas empresas) debe elaborar un banco de preguntas relacionadas con la sintomatología del COVID19, e identificar el personal más vulnerable con respecto al virus. Por ejemplo: adultos mayores, personas con discapacidad, con enfermedades catastróficas o respiratorias, entre otras determinadas por el Ministerio de Salud Pública.

La responsabilidad social es importante. Considera dentro del cuestionario a los familiares con los que viven los colaboradores de la empresa. Esto no solo es beneficioso para el empleado, sino que reduce el riesgo de contagios dentro del entorno laboral.

Recuerda, la evaluación la debes realizar antes del retorno del personal, como primer filtro para determinar si su estado de salud es apto para el reingreso. También, puedes considerar que si un trabajador se encuentra con algún síntoma, se lo debe remitir a una casa de salud autorizada (o un centro médico con el que tengas convenios) para los exámenes pertinentes.

Si el personal es administrativo u operativo, puedes optar por distintas herramientas tecnológicas (correo electrónico, redes sociales, llamada telefónica, etc.) para evaluar a tu personal.

Una de las formas más fáciles de hacerlo es a través de un corto formulario de Google, el cual permite realizar el cuestionario y obtener las respuestas de forma matrizada.

¿Cómo prepararte para recibir al personal en tus instalaciones?

Primero, debes desarrollar e implantar un protocolo de limpieza y desinfección de las instalaciones. Si cuentas con los recursos económicos, actualmente existen muchas empresas que brindan el servicio con distintas acciones para evitar la propagación del virus. De contar con limitados recursos económicos, te compartimos algunas alternativas:

• Coloca al ingreso de la empresa alfombras y/o bandejas con un producto desinfectante que evite el ingreso del virus en la suela de los zapatos.
  
• Abre las ventanas para generar la circulación de aire; si es un lugar cerrado, podrías colocar ventiladores en dirección a una puerta o ventana de salida.
• Coloca dispensadores de alcohol o de geles a base de alcohol.
• Asigna un puesto específico para el desarrollo de actividades respetando la distancia recomendada. Si tus instalaciones tiene espacios reducidos, intenta realizar un reingreso por grupos para asegurar las medidas de distanciamiento.
• Utiliza toallas desechables para la limpieza de escritorios, teléfonos, herramientas, maquinaria, etc.
• Determina un número máximo de personas y horarios de ingreso de los trabajadores para evitar aglomeraciones innecesarias. En este punto, debes tener claras las disposiciones emitidas por el COE Provincial y/o Cantonal para el reintegro del personal en relación con los colores del semáforo.

• Genera espacios en la jornada laboral para la limpieza y desinfección de lugares de trabajo.
  
• En lo posible, asigna herramientas de trabajo individuales y, en el caso de aquellas de uso común (copiadora, teléfonos compartidos, entre otras) intenta asignar responsables para su uso.
• Dependiendo de las actividades, entrega mascarillas, guantes u otros insumos de seguridad, según un análisis de la potencialidad de contraer el virus.
• Crea reglas para el uso de los espacios comunes y/o herramientas de trabajo. Por ejemplo: antes y después de usar el teléfono, desinfecta con alcohol antiséptico; si se trasladan a otra oficina u espacio de trabajo, determina el uso de la mascarilla y guantes, etc.
• En los espacios de cafetería o comedor, es indispensable evitar aglomeraciones. Establece turnos para las horas de comida, de acuerdo con el tamaño de los espacios.

Segundo, informa al personal de las medidas adoptadas y capacítalo con videos, charlas o mecanismos que consideres pertinente sobre el lavado de manos, uso correcto de las mascarillas, uso del alcohol antiséptico, uso de espacios comunes, etc. De esta manera, generas conciencia en los trabajadores de cómo evitar el contagio y cuidar a los demás.

Con lo que respecta a las medidas generales de prevención, puedes utilizar todas las herramientas existentes en las páginas del Ministerio de Salud Pública, de la Organización Mundial de la Salud, entre otras instituciones autorizadas. En cuanto a las reglas específicas de la empresa, puedes desarrollar presentaciones, documentos cortos y concretos, mailing institucional, memes, entre otros mecanismos de socialización.

Cada trabajador deberá tener un kit de aseo, ya sea entregado por la empresa o adquirido de forma personal.

Al retomar las actividades laborales, es importante poner en conocimiento de los trabajadores la situación actual de la empresa para evitar especulaciones e incentivar el mejor ambiente de trabajo:  es fundamental que los empleados se identifiquen con los objetivos empresariales.

Recuerda: la situación del virus es aún cambiante, pero la comunicación es constante: la actualización, capacitación y recapacitación sobre las medidas de prevención es indispensable.

Para finalizar, asegúrate de realizar evaluaciones periódicas de la situación dentro de la empresa, así podrás adelantarte a cualquier riesgo y tomar las medidas necesarias para no afectar la productividad y cuidar a tus trabajadores.

Autor: Andrés Martínez Ojeda

No olvides revisar los recursos que hemos preparado para ti sobre este tema:

1. Cuestionario para evaluar el estado de preparación para el Teletrabajo: aquí
   
2. Formulario de evaluación por cargo para implementación de teletrabajo: aquí
   
3. Ergonomía en casa: guía de salud ocupacional para el teletrabajo: aquí (propiedad intelectual de IPEGES)