Vamos a dividir nuestras recomendaciones en dos secciones: a) Las consideraciones generales para llevar una reunión de forma efectiva (el post en el que te encuentras ahora). b) Cómo adaptarlas a la modalidad virtual para garantizar que tus videoconferencias sean un éxito (que puedes leerlo en este enlace). Reuniones efectivas Pragmáticamente, las reuniones responden a una necesidad del ser humano a interrelacionarse. En realidad, la cruda verdad, es que en algunos casos podría ser más efectivo, únicamente, una conversación individual con las personas clave. Por esta razón, hay que elegir con mucho criterio cuándo realizar una reunión. Las reuniones efectivas deben seguir un proceso muy simple que nosotros llamamos “la cadena de las tres P”: preparación, participación y productos.
Para evitar esto, el primer paso necesario es identificar el tipo de reunión que necesitamos: las reuniones pueden ser informativas (socializar algo al equipo de trabajo), exploratorias (necesitas opiniones, saber qué piensa alguien sobre algún tema específico), de planificación, de toma de decisión y de trabajo (elaborar juntos algún producto específico). Con esta claridad, podemos establecer una agenda que deberá tener los siguientes componentes:
Una vez que contamos con una agenda clara, debemos asegurarnos de que el desarrollo de la reunión será adecuado. En este sentido, puedes realizar los siguientes pasos:
Es útil también desarrollar dos tipos de agenda. Una, la agenda simplificada que describa la fecha, hora, objetivo, lugar, participantes y puntos a tratar con el respectivo tiempo asignado, la cual podrá ser compartida con todos. La segunda, una “agenda detallada” que servirá para realizar las coordinaciones logística y que te servirá para liderar la reunión: esta podrá incluir junto a cada punto el nombre de quién o quiénes deben presentar información, a quiénes necesitar llamar a la discusión, las herramientas que requieres para cada punto. Para tu uso, te proponemos dos ejemplos de agenda (normal y detallada): ![]() Participación La participación es un ejercicio mucho más profundo que convocar y asistir. Este es el momento cuando debes poner toda tu capacidad de liderazgo para lograr que se cumpla la agenda y que cada uno de los invitados cumpla su rol, es decir, lograr el objetivo. En todo equipo existen personas locuaces e introvertidas; en ambos casos deberás lograr que cada contribuya según su rol.
Producto
Para llegar al producto, puedes usar frases como: “creo que todo lo dicho es relevante, podemos acordar entonces en que …”, “¿qué tal si ponemos todo esto en un plan de acción, iniciaríamos con…”, “estamos de acuerdo entonces que lo siguiente será…”. Este producto deberá ser socializado con todos, incluso con aquellos que no participaron pero que su rol será fundamental en el seguimiento de los acuerdos alcanzados. Recuerda que las reuniones virtuales también requieren mantener la cadena de preparación, participación y producto, pero por su particularidad hay algunas recomendaciones adicionales que podrás encontrarlas en este enlace: ¿Cómo ser el líder de reuniones efectivas? Parte 2: Adaptar las reuniones a una realidad virtual. Autor: Daniel De La Torre Ayora
1 Comentario
DAMIAN
22/4/2020 04:47:34 pm
Dejar en claro el objetivo de una agenda de trabajo suena siemple, pero no siempre se ejecuta... Interesante las pautas que recomienda este artículo.
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