¿Cómo ser el líder de reuniones efectivas? Parte 1: Consideraciones Generales

Las reuniones contribuyen a la consolidación de un sentido de pertenencia del equipo. Se trata de un espacio en el cual los participantes desarrollan una identidad grupal, relacionada con un análisis, discusión o toma de decisión sobre un interés común, alguna situación en la que cada uno tiene un rol y que juntos se integran, como piezas clave de un rompecabezas.

Esta pequeña introducción, un poco romántica, permite visualizar tres puntos esenciales sobre las reuniones:

a) Tienen un objetivo específico.
b) Quienes participan, juegan un rol.
c) Se busca obtener en conjunto un producto.

Vamos a dividir nuestras recomendaciones en dos secciones:

a)    Las consideraciones generales para llevar una reunión de forma efectiva (el post en el que te encuentras ahora).
b)    Cómo adaptarlas a la modalidad virtual para garantizar que tus videoconferencias sean un éxito (que puedes leerlo en este enlace).

Reuniones efectivas

Pragmáticamente, las reuniones responden a una necesidad del ser humano a interrelacionarse. En realidad, la cruda verdad, es que en algunos casos podría ser más efectivo, únicamente, una conversación individual con las personas clave. Por esta razón, hay que elegir con mucho criterio cuándo realizar una reunión.

Las reuniones efectivas deben seguir un proceso muy simple que nosotros llamamos “la cadena de las tres P”: preparación, participación y productos.

Preparación

Muchas veces pensamos que nuestra experiencia y conocimiento del giro de negocio y del equipo son suficientes pero, en realidad, no importa cuanta experiencia tengamos: la preparación de una reunión es fundamental y puede marcar la diferencia en lo exitosa que sea.

En ocasiones, por motivos coyunturales, decidimos convocar a todo o parte del equipo sin planificar de forma específica quién y para qué necesitamos que participe. Consecuentemente, la reunión puede tornarse en una serie de intervenciones que, al final, dejen en la misma situación en la que iniciamos.

Para evitar esto, el primer paso necesario es identificar el tipo de reunión que necesitamos: las reuniones pueden ser informativas (socializar algo al equipo de trabajo), exploratorias (necesitas opiniones, saber qué piensa alguien sobre algún tema específico), de planificación, de toma de decisión y de trabajo (elaborar juntos algún producto específico).

Con esta claridad, podemos establecer una agenda que deberá tener los siguientes componentes:

1. Asunto: el título de la reunión permitirá marcar un hilo conductor, tanto de forma tangible como de forma inconsciente, en todos los invitados. Debe ser concreto, corto y preciso.
   
2. Objetivo: la reunión debe responder a una necesidad clara y específica; por ende, deberás definir qué esperas exactamente con la reunión. Esto será fundamental para definir el tiempo necesario, los participantes requeridos, las herramientas, ayuda visual, que necesitarás. Para plantear el objetivo, pregúntate: ¿qué deseo alcanzar gracias a la reunión?
3. Puntos por tratar: define el orden que seguirá la reunión, es decir el camino para llegar al objetivo. Intenta que los puntos sean concretos y comprensibles y tengan un hilo conductor. Intenta que la agenda sea lo más específica posible: si juntas muchos temas es posible que los primeros tengan la atención de todos, mientras que los últimos no. Recuerda que, casi siempre, cuando convocas a reuniones, es porque necesitas una participación, así que define el momento en la que los invitados podrán participar (¿después de cada tema, durante cada tema, después de presentar todos los temas?). Es importante visualizar también el punto en el cual se establecerán acuerdos; si bien esto se entiende intrínsecamente, es importante pasarlo del imaginario a lo tangible, incluso para que los invitados sepan cuánto tiempo se destinará a dicho espacio.
4. Tiempos claros y reales: identificado el tipo de reunión y su objetivo, podrás determinar cuánto tiempo requieres para abordar cada punto. Si uno de los puntos es una presentación de alguien de tu equipo, habla primero con él, antes de establecerle un tiempo. Sé claro respecto de la discusión que quieres obtener con los invitados para que el tiempo dedicado a dicho espacio sea suficiente, pero sin caer en una lluvia de ideas sin fin. Recuerda que las reuniones buscan un espacio de consenso y discusión colaborativa, así que este punto es fundamental. A menos que sea una reunión de tipo informativo, el mayor peso debe dedicarse a la construcción conjunta (no a una serie de presentaciones magistrales); pero al mismo tiempo recuerda que la atención de las personas es efectiva por 40 minutos –máximo una hora-, así que intenta no superar ese tiempo.

Una vez que contamos con una agenda clara, debemos asegurarnos de que el desarrollo de la reunión será adecuado. En este sentido, puedes realizar los siguientes pasos:

• Identifica las herramientas o documentos que serán necesarios: reportes, presentaciones, documentos internos o externos, formatos de actas, formatos de plan de trabajo, entre otros. Mapea también si existen requerimientos físicos (computadora, proyector, pizarrón, etc.).
  
• Es clave que definas el rol de los participantes, de acuerdo con el objetivo, tipo de reunión y agenda. Los participantes deben tener un rol específico en la reunión. Antes de convocarlos no te preguntes por qué hacerlo, sino para qué. Si alguien no es indispensable, respeta su tiempo y no lo incluyas. Si alguien está relacionado en un solo punto, invítalo a ese punto específico. Si necesitas que alguien responda alguna pregunta que quizás surja durante la reunión, pregúntate: ¿necesito que esté durante toda la reunión, en un punto específico, o puedo llamarlo por teléfono si es que aparece tal o cual pregunta?
• Elige la mejor fecha y hora: según el tipo de reunión, los invitados, el tiempo requerido e incluso el tipo de información necesaria elige un día y hora propicia. Por ejemplo, si es una reunión para elaborar un trabajo, un plan de acción o una reunión larga, intenta que sea por la mañana. Si necesitas que se preparen documentos, presentaciones, u otra ayuda visual, no lo hagas de un día a otro (la información podría estar incompleta). De acuerdo con el tipo de reunión, intenta proponer fechas y horas a los participantes para elegir la que mejor se adapte a todos. Si se trata de reuniones grandes, por ejemplo asambleas, o reuniones que requieren participación de varios actores externos. No será tan fácil “cuadrar” una fecha con todos; entonces, elige una fecha y hora pero con suficiente tiempo de anticipación para que todos puedan reservar ese espacio en su agenda.
• Socialización y preparación colaborativa: lo pondré así de claro: una reunión no es efectiva si los invitados no saben para qué asisten. Una vez determinada la agenda, compártela con los invitados. Contacta a aquellos que deberán presentar información, explícales el objetivo y el alcance y pídeles de forma específica lo que necesitas de ellos. A los que no tendrán que presentar insumos, los estás invitando por algo también. A ellos debes socializarles el objetivo, dejarles saber cuál será su rol y qué esperas de ellos. Comparte previamente la documentación con la que ya cuentas de forma que puedan revisarla y la reunión llegue a los productos específicos.
• Es muy útil que junto a cada punto de la agenda coloques el nombre de la persona que estará a cargo de liderar dicho punto, de modo que todos (incluyendo a dicha persona) sepan “el guion” de la reunión.

 Es útil también desarrollar dos tipos de agenda. Una, la agenda simplificada que describa la fecha, hora, objetivo, lugar, participantes y puntos a tratar con el respectivo tiempo asignado, la cual podrá ser compartida con todos. La segunda, una “agenda detallada” que servirá para realizar las coordinaciones logística y que te servirá para liderar la reunión: esta podrá incluir junto a cada punto el nombre de quién o quiénes deben presentar información, a quiénes necesitar llamar a la discusión, las herramientas que requieres para cada punto.

Para tu uso, te proponemos dos ejemplos de agenda (normal y detallada):

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Participación

La participación es un ejercicio mucho más profundo que convocar y asistir. Este es el momento cuando debes poner toda tu capacidad de liderazgo para lograr que se cumpla la agenda y que cada uno de los invitados cumpla su rol, es decir, lograr el objetivo. En todo equipo existen personas locuaces e introvertidas; en ambos casos deberás lograr que cada contribuya según su rol.

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1. Empieza a tiempo: ser puntual da al equipo la percepción, desde el inicio, de que la reunión está bien organizada, muestra respeto y consolida la credibilidad. Si las reuniones inician tarde de forma regular, lograrás que a futuro las personas o no asistan o no tomen con seriedad las reuniones, dejando de lado su preparación para participar activamente.
   
2. Rompe el hielo: una cosa es ser puntual y concreto, y otra es actuar como máquinas o robots. Recuerda que las reuniones se fundamentan en la interacción social para resolver un asunto de forma colaborativa. Por ende, genera empatía entre el equipo, inicia con una ronda muy corta de saludos, una pequeña conversación coyuntural. Si la reunión convoca únicamente a personas del equipo, pregúntales cómo están. Eso sí, sé muy consciente del tiempo: no permitas que romper el hielo se convierta en un debate largo que quite la formalidad a la reunión.
3. Presenta la agenda: a pesar de que ya la hayas compartido, inicia con la presentación de la agenda. Esto recuperará la atención de todos al asunto de la reunión, enfatiza el objetivo, de modo que todos se enfoquen en lo que se espera de la reunión.
4. Establece las reglas: expresa claramente cómo se desarrollará la reunión, los tiempos establecidos, los espacios para la discusión, cuál será el producto de la reunión y cómo se llegará al mismo.
5. Pide retroalimentación: de forma rápida, pregunta si todos están de acuerdo con la agenda y metodología. En caso de que alguien solicite incluir un tema adicional, analiza si ese es el espacio o si debe abordarse en una reunión puntual y diferenciada.
6. Modera la reunión: esta es la parte fundamental. Recuerda, nuevamente, que todos los asistentes están ahí porque cumplen un rol. Motívalos a participar, pregúntales qué opinan. Al mismo tiempo, asegúrate de manejar el tiempo, cortando intervenciones largas sin ser grosero, recuperando la atención al tema de la reunión si se estuviera desviando. Puedes usar frases como: “creo que lo que mencionas es esencial: ¿qué les parece si nos juntamos la próxima semana para discutirlo a fondo?”, “se que todos tienen mucho trabajo encima, les parece si lo seguimos discutiendo con el siguiente punto?”, “lo que propones suena excelente, ¿podrías enviarnos una propuesta?”.
7. Muestra al equipo que consideras importante su participación: es útil parafrasear de forma muy resumida los puntos importantes que mencionen los participantes, así sabrán que les prestaste atención. Si es posible, escribe los puntos de concordancia e ideas en un pizarrón, o en un documento proyectado. Esto servirá para que todos lo vean y la conversación siga un hilo.

Producto

Asegúrate de obtener un producto tangible: minuta de la reunión, plan de acción, acuerdos específicos, lo que fuera que te hayas planteado según el objetivo de tu reunión. Esto es fundamental, porque dará a todo el equipo la percepción de algo tangible de que la reunión obtuvo un resultado y no fue un tiempo desperdiciado; además, dará a todos la claridad de cómo continuar con el asunto relacionado por el cual la reunión se llevó a cabo.

Para esto te servirán los apuntes de las ideas principales durante la participación y los formatos que hayas desarrollado en la fase de preparación.

Para llegar al producto, puedes usar frases como: “creo que todo lo dicho es relevante, podemos acordar entonces en que …”, “¿qué tal si ponemos todo esto en un plan de acción, iniciaríamos con…”, “estamos de acuerdo entonces que lo siguiente será…”.

Este producto deberá ser socializado con todos, incluso con aquellos que no participaron pero que su rol será fundamental en el seguimiento de los acuerdos alcanzados.

Recuerda que las reuniones virtuales también requieren mantener la cadena de preparación, participación y producto, pero por su particularidad hay algunas recomendaciones adicionales que podrás encontrarlas en este enlace: ¿Cómo ser el líder de reuniones efectivas? Parte 2: Adaptar las reuniones a una realidad virtual.

Autor: Daniel De La Torre Ayora