¿Cómo ser el líder de reuniones efectivas? Parte 2: Adaptar las reuniones a una realidad virtual

A todos nos ha pasado que muchas de nuestras reuniones virtuales parecieran no alcanzar su objetivo. Existen dificultades cuando la conectividad no es de calidad, pareciera que algunos de los participantes no están presentes.

Si estás leyendo esta entrada, es porque de seguro ya te familiarizaste con la Parte 1 “Consideraciones Generales para reuniones efectivas”; en realidad, la importancia de la cadena de las “tres P” (preparación, la participación y el producto) se mantiene para que tu videoconferencia sea efectiva. Pero, además, existen prácticas súper interesantes para responder mejor a las particularidades de las reuniones virtuales:

• Recuerda que el tiempo de atención promedio de las personas puede variar entre una hora. Por tanto, intenta que las reuniones sean aún más específicas y puntuales que las reuniones presenciales.
  
• No caigas en la “reunionnitis”: considera que en una situación de transición hacia el home office, muchas personas pueden “extrañar” el contacto, por lo cual empezarán a coordinar un sinnúmero de reuniones, únicamente para llenar el espacio de conversaciones cortas que, en condiciones normales, se darían en los pasillos, en la cafetería, etc. Por eso, analiza muy bien si de verdad requieres la reunión, o si bastará con alguna llamada telefónica por separado.
• Con mucho más énfasis, define las personas que deben participar y explícales claramente cuál es su rol.
• La idea de que todos están en casa te puede dar la falsa impresión de que tienen todo el tiempo disponible. No caigas en esto: recuerda que aunque en casa, las personas están trabajando, necesitan tiempo para realizar sus actividades regulares. Planifica con tiempo las reuniones.
  

• Usa una plataforma adecuada: hay muchas aplicaciones de videoconferencia que están de moda. Conoce sus características y define cuál se adapta mejor al objetivo de la reunión y a los participantes. Por ejemplo, si uno de los participantes no es bueno con la tecnología, querrás evitar alguna aplicación que requiera descargarse programas específicos, que incluyan procesos de registro más complicados; de igual manera, es útil explicar con anticipación la forma de acceder a la reunión, especialmente si lo harás a través de una plataforma a la que no todos están acostumbrados. O si la reunión abordará información sensible o confidencial, querrás evitar medios que no te brinden la seguridad informática necesaria. (Para obtener mayor información sobre las diferentes plataformas para videoconferencias haz click en este enlace)
  
• Pídeles a todos que enciendan su cámara: recuerda, las reuniones responden a una necesidad de interacción social. El tener las cámaras encendidas ayuda, por un lado a generar este sentido de cercanía y de pertenencia, pero, por otro, a que las personas mantengan su atención en la reunión.

• Asegúrate de tener medios visuales: incluso en reuniones presenciales, las personas requieren algo que les ayude a mantener el hilo de la conversación. Puedes usar una plataforma que te permita compartir pantalla, así podrán realizar sus presentaciones. Si necesitas construir un plan en conjunto, puedes usar herramientas de edición colaborativa (Google Docs, edición en One Drive, entre otras).
  
• Así como durante reuniones presenciales es necesario visualizar las ideas propuestas, asegúrate de que después de cada presentación compartas tu pantalla con las notas principales.
• Comparte la información antes de la reunión: asegúrate de que todos tengan acceso a la información que será discutida. Comparte los documentos.
• Lee la agenda, el objetivo de la reunión, los tiempos y recuerda el producto esperado.
• Guía la reunión: al no estar presentes, es fácil que uno o varios de los participantes se “pierdan” en algún punto. Intenta siempre recordar en qué lamina de la presentación te encuentras, en qué página del documento, etc.
  

• Expón la metodología propuesta: establece cómo podrán participar las personas que quieran hablar. Consejos útiles pueden ser que en el espacio del chat pidan la palabra, hay aplicaciones que te permiten “levantar la mano”, puedes poner una metodología con rondas de participación con tiempos específicos (en orden de nombre, por departamentos, etc.).
  
• Se muy estricto con el tiempo.
• Elige un espacio adecuado para que puedas enfocarte y concentrarte en la reunión, donde tu internet funcione adecuadamente. Si fuese necesario, desconecta otros dispositivos de la red WiFi.

• Silencia tu micrófono y pide a todos que hagan lo mismo mientras otra persona interviene. Si varias personas intervienen al mismo tiempo, puedes sugerir un orden de participación, sin que hagas sentir que los estás callando. Frases que puedes ocupar son; “qué gran participación, qué tal si X empieza, Y continúa, y terminamos con Z”.
  

Finalmente, recuerda que la práctica hace al experto: sigue estos consejos, adáptalos a la realidad de tu empresa y verás como cada reunión es aún más efectiva que la anterior.

Autor: Daniel De La Torre Ayora