El mensaje detrás de la primera cotización

En estos días, hemos estado muy ocupados cotizando algunas cosas para un proyecto. Ha sido un trabajo duro y, en verdad, siento que utilizamos herramientas fuera de lo común para pedir las cotizaciones (siempre vale la pena resaltar las diferencias con épocas pre COVID-19). En lugar de una publicación por medios comunes, buscamos referencias en grupos de redes sociales; en lugar de llamar a solicitar las cotizaciones, usamos textos o mensajes de voz por WhatsApp; y para solicitar una reunión más extensa, organizamos citas vía Zoom. En nuestro caso, para proceder a cotizaciones, mantuvimos un par de encuentros de aproximadamente una hora y 30 minutos cada uno, además de otras diez reuniones.  Claro que nuestros encuentros fueron eficientes, sumamente puntuales y teníamos listos los temas a tratar.  Luego, al día siguiente, los proveedores enviaron las diferentes cotizaciones, y es aquí donde queremos hacer hincapié: qué es lo que le interesa a mi potencial cliente y qué le puedo hacer llegar con tan solo una reunión y una cotización. 

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Las reuniones -en sí- ya hablan mucho de las diferentes empresas, desde el programa que utilizan hasta su formalidad. ¿Cuáles fueron las reuniones que ganaron puntos y son dignas de imitar?

• Mantén tu cámara encendida: Esto brinda confianza al cliente, quien puede captar de mejor manera el lenguaje no verbal al mirar tus gestos y posiciones.  Adicionalmente, verte se le hace algo más familiar, casi como en una reunión presencial.
• Preséntate y presenta a tu empresa: Una pequeña introducción de quiénes son, qué han hecho y cuáles son sus objetivos resulta valiosa.
• Presenta la metodología de trabajo: Esto le permite al cliente ver si se sentirá a gusto. Esta actividad también genera confianza porque el cliente ya sabe cómo van a trabajar.
• Menciona siempre tu valor agregado: Potencia qué puede esperar de ti el cliente que no va a poder obtenerlo de la competencia.
• No pierdas el contacto: Escribe tu teléfono y correo en el chat e incentiva a las otras personas de la reunión a hacerlo para que todos puedan mantener el contacto de temas tratados en la reunión.
• Contrata Zoom Premium, Meet, o cualquier plataforma de larga duración: Es importante estar conectado un tiempo extenso sin que te saquen del programa.  Esto muestra profesionalismo: es una inversión que vale la pena.
•  Resume brevemente lo tratado: Menciona las conclusiones y acuerdos para asegurar que no te falte información importante.

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¿Y luego de la reunión?
Tras ver la personalidad de cada uno en las reuniones, viene el momento de la cotización. Estas deben llegar al correo dentro de la fecha y hora previstas. ¿Cuáles fueron las cotizaciones que ganaron puntos y son dignas de imitar?
Aún cuando la cotización me dé un precio mejor o más cercano a lo que deseo, es importante resaltar detalles de la cotización que te brinda un plus:

• Siempre, siempre, siempre utiliza una primera hoja con una carta de presentación.
• Un resumen de la empresa y los servicios que oferta.
• Deja en claro el objetivo de la propuesta.
• Señala la forma de trabajo.
• Define las etapas de trabajo y sus entregas.
• Indica el esquema de la propuesta.
• Resalta el valor agregado.
• Deja en claro las restricciones.
• Nunca olvides indicar el precio con detalle de impuestos y la forma de pago.

¿Parecería bastante obvio, verdad? Te asombraría saber que, de las más de diez empresas, únicamente dos entregaron todos los puntos: la mayoría tenía errores tanto en la presentación como en los cálculos de impuestos.

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El más grande error
¡Muchas palabras! La cotización debe contener todo lo que hemos mencionado en los puntos anteriores, pero explicados de forma concisa y clara. Hablamos de la negociación del dinero que te corresponde. Debes hacerlo bien y cada detalle debe estar revisado, pues te comprometes a realizar algo por cierto valor y deberás cumplirlo.
Te brindamos estos consejos ya que vimos en un corto periodo de tiempo lo que hace la diferencia entre elegir diferentes proveedores sin conocerlos previamente. La primera impresión, siempre cuenta; y en este sentido, la primera reunión y la cotización necesitan de un lenguaje especial, que podrá enganchar a nuevos clientes de manera más fácil.

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Autora:  Cristina Cadena P.