Cuando hablamos de teletrabajo esta situación tiende a intensificarse. El equipo de empleados está fuera del alcance visual y, a menos que respondan las llamadas o correos con velocidad, parecería que no están en sus labores. Para sentir que han resuelto el problema, muchos jefes utilizan la técnica de abarrotar de llamadas y mensajes a su equipo o de delegar un sinnúmero de actividades “urgentes”, logrando únicamente un sentimiento de desconfianza mutua, genera una percepción de desorganización y al final limita el cumplimiento de las metas verdaderamente estratégicas. Otros experimentan innovadores sistemas de registro de asistencia que van desde hojas de Excel, hasta fotos y videos de cada uno de los empleados “realizando” sus actividades. La mala noticia, queridos innovadores de estrategias de gestión, es que ni teniendo a los colaboradores a un metro de distancia, ni teniendo un software que permita medir el tiempo efectivo de un empleado frente a su pantalla, tendrá la certeza de que están cumpliendo con sus actividades. Yo bien podría prender la computadora, abrir todos mis sistemas informáticos, e ir a tomar un café en mi terraza: el software dirá que estuve 8 horas, incluso más, frente a mi computador. Entonces, ¿cómo hacer para lograr supervisar que las actividades se sigan realizando?
Para que esto sea posible se necesita, inicial y fundamentalmente, cumplir tres principios:
Mirándolo así, podemos darnos cuenta de que lo más fácil para saber si está trabajando no es medir el número de horas frente al computador sino los resultados que nos entrega, en cumplimiento a los tiempos establecidos y (aunque redunde) bajo los criterios de calidad definidos. Elementos esenciales para implementar una gestión por resultados Lo primero que debes considerar es tu estrategia de empresarial. No es suficiente que tú tengas la claridad de a dónde y cómo quieres cumplir las metas. No es suficiente que tú sepas la misión y visión de tu empresa. La planificación estratégica, los objetivos, el modelo de negocio, entre otros, tiene que ser claramente socializada y comprendida por tu equipo de trabajo y tiene que ser la base con la cual tu organizas a tu equipo y delegas actividades.
Jefe de Recursos Humanos. Descripción: Responsable de diseñar e implementar la estrategia de gestión de talentos durante toda la cadena desde el reclutamiento hasta la evaluación de resultados, incluyendo el desarrollo del capital humano.
b) Producto 2: Pago de utilidades. c) Producto 3: Reporte de pago de remuneraciones entregado al Gerente Administrativo.
a) Producto 1: mensual. b) Producto 2: anual. c) Producto 3: trimestral. Implementemos juntos una gestión por resultados Para implementar una gestión por resultados es indispensable que el líder del equipo socialice los objetivos a corto, mediano y largo plazo que ha definido la empresa. Asegúrate de que en este ejercicio, todos conozcan de forma clara cómo su cargo se relaciona a cumplir con esos objetivos y, por supuesto, que cada uno comprenda a qué se refieren las funciones asignadas, los productos esperados y la frecuencia de entrega. Define procesos claros y participativos. Teóricamente, este es un campo que se aborda al inicio de una actividad empresarial y que es mejorado o modificado a medida que la empresa crece y se añaden procesos. Sin embargo, en la práctica no siempre funciona así. Muchas empresas realizan sus actividades sin un flujo de procesos establecidos y diagramados. El resultado: los procesos se realizan según lo que cada uno considere, puede haber duplicidad de actividades, falta de conexión entre unas y otras y un caos organizacional al no saber quién hace qué. Para esto, puedes solicitarnos ayuda para definir tus procesos. Pero mientras tanto, define periódicamente dos o tres procesos prioritarios y junto a tu equipo establece los hitos de cada uno, desde que se inicia hasta que termina. Asigna cada proceso o subproceso a uno de los colaboradores, de acuerdo con sus términos de referencia y establece claramente cómo se relacionan unos con otros. Establece las metas de cada miembro de tu equipo de forma participativa. No intentes imponer metas sin un ejercicio conjunto. Trata de comprender qué insumos necesita cada persona para la entrega de productos, analiza las relaciones internas y externas, conoce cuánto tiempo les toma desarrollar una actividad. Implementar mecanismos de control Llegamos a la parte fundamental de este artículo: ¿Cómo saber que mi equipo está trabajando? Fácil, planifica y organiza a tu equipo de trabajo.
Paulatinamente, podrás perfeccionar tus procesos, implementar indicadores más profundos, automatizar procesos de monitoreo y evaluación, pero lo que sí es seguro es que al menos de inicio, así de sencillo, habrás empezado a evaluar la gestión por resultados, dejando atrás las anticuadas hojas de registro de asistencia. Autor: Daniel De La Torre Ayora
3 Comentarios
Damián
11/4/2020 11:38:21 pm
Súper práctico: metas vs. horario. Una guía para entender qué cambios deben darse en estos momentos cuando la dinámica laboral ha cambiado por el teletrabajo.
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Carlos Viera
14/4/2020 08:29:40 pm
La Dirección por Objetivos es la herramienta fundamental en que se debe apoyar toda gerencia actual que pretenda ser eficiente. Más aún si se trata de teletrabajo. Se deben asignar funciones que generen un producto final verificable. Este debe ser presentado en un margen de tiempo razonable para poder evaluar la calidad del mismo. Así como la idoneidad del funcionario para el puesto asignado.
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CMN Consultores
18/4/2020 09:21:40 am
Exactamente, Carlos. Efectivamente, la Dirección por Objetivos te permite verificar el cumplimiento de los resultados con criterios de calidad como tiempo (en términos de progreso y de finalización) y satisfacción de los parámetros establecidos. Pero además, cómo bien has mencionado, y es extremadamente importante, te permite definir las capacidades, habilidades y conocimientos de la persona que deberá realizar la función. Gracias por tu comentario! Te invitamos a seguir leyendo nuestro blog, comentarnos si hay algún tema que consideras importante que investiguemos y contactarnos siempre que requieras de nosotros.
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