Herramientas de edición colaborativa online

Las empresas requieren herramientas eficientes que faciliten su trabajo. Actualmente, existe una variedad de las mismas: solo debemos definir nuestra necesidad.  ¿Buscamos un seguimiento de las labores del personal? ¿Buscamos brindar facilidades para la colaboración online? ¿Buscamos organizarnos?

Pues bien, esta vez, vamos a compartir algunas de las herramientas de colaboración online.  Las herramientas de colaboración online no vienen solas, es decir, son parte de un paquete con varias aplicaciones y funcionalidades de las tú podrás beneficiarte.

En el mercado existen dos excelentes opciones -ambas pelean por ganar más adeptos- se trata de G-Suite y Office 365 Suite. Pero, ¿qué ofrece cada una y sus costos?

G-Suite

Comencemos con G-Suite, desarrollado por Google y que innovó en este esquema dos años antes que Microsoft Office.  G-Suite está compuesto por aplicaciones como Gmail (procesador de correo electrónico), G-Drive (nube de almacenamiento), Google Docs (editor de texto), Google Sheets (hojas de cálculo), Hangouts (mensajería, llamadas, videollamadas) y Google Calendar (agenda).  Esto, permite tener una cuenta de mail con servicio de hosting, almacenamiento en la nube, editar colaborativamente documentos y hojas de cálculo, un chat colaborativo, conectar y registrar automáticamente eventos en un calendario.

Todos estos servicios puedes obtenerlos sin costo, por separado (aún cuando el espacio para uso individual gratuito es limitado). Si ya tienes una empresa pequeña, puedes adquirir el plan corporativo que te provee de correo electrónico empresarial con un dominio propio, y se compartirá la información en una nube donde todo el equipo de trabajo tendrá acceso. Adicionalmente, podrán editar en tiempo real y de forma compartida.  Las aplicaciones de G-Suite son muy fáciles de usar.

Google Docs y Google Sheets graban automáticamente lo que estás editando y permite ver todos los cambios realizados en los documentos, así como quién los realizó. La funcionalidad de un chat incluido permite editar con tus compañeros del trabajo agreguen comentarios y notas que llegarán por mail. También puedes descargar los documentos en Word en tu computador.  Todas las herramientas son compatibles con todos los navegadores tanto para PC, Mac, celulares y tablets.

¿Tiene algún contra? Algunas funciones de diseño y edición Word y Excel no son compatibles y pueden modificarse partes del trabajo al descargarlo; en el caso de Google Sheets hay algunas fórmulas de Excel que no se encuentran disponibles.  

Respecto a costos, su valor no es alto y tienes tres opciones:  

• Basic: 6USD por usuario al mes por un almacenamiento de 30GB.
• Business: 12USD mensuales por usuario, con almacenamiento ilimitado y más seguridad.
• Enterprise: 25USD por usuario al mes; Permite grabar reuniones de Hangouts, hacer life streaming, además de brindar herramientas más avanzadas y mayor seguridad en tú información.

Office 365

Office 365 Suite ha desarrollado un paquete similar. Está compuesto por Outlook (correo electrónico), OneDrive (nube de almacenamiento), paquete de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Microsoft Teams), la disponibilidad del conocido Skype Business, que se encuentra migrando a Teams.  También provee de una cuenta de correo electrónico con servicio de hosting, edición colaborativa, chat, videollamadas y calendario. Suena igual a G-Suite, ¿verdad? Son bastante similares, pero Office te ofrece algunas características más sofisticadas en sus aplicaciones y puedes tener edición tanto en la nube como en el ordenador.

En cuanto a la herramienta de colaboración online, graba automáticamente lo que estás editando, en tiempo real, y permite agregar comentarios y notas, y puedes descargar documentos en el computador.  Al ser parte de la familia Microsoft, el documento, que trabajas en la nube, se guardará automáticamente en tu computador y se sincronizará cuando estés conectado al internet. Es importante conocer que Word, Power Point y Excel mantienen todas las funcionalidades a las que usualmente ya estamos acostumbrados.

En cuanto a los costos, en Office 365, es recomendable analizar cuidadosamente el paquete que se elige:

• Business plans:
  • Essentials, por 5USD por usuario al mes. Contiene mail, drive, teams y sharepoint.  
  • Business, por 8.25 USD por usuario al mes, donde cuentas con las aplicaciones (Word, Excel, Powerpoint, Onenote).
  • Premium, por 12.50USD por usuario al mes donde tienes tanto los servicios de Essential y Business.
• Enterprise plans:
  • E1, por 12USD tienes las aplicaciones.
  • E2, por 8USD por persona al mes obtienes el servicio de correos y paquete de business.
  • E3, por 20USD mensuales por persona, que incluye todas las funcionalidades y almacenamiento ilimitado.
  • E4, por 35USD por persona al mes, que incluye todo más un reconocedor de voz, acceso a análisis de datos y seguridad avanzada.

Entonces, resumiendo un poco:

G-Suite:  

• Pros: Más fácil de usar, intuitivo, puedes chatear y tener videollamadas desde tu mail y tienes almacenamiento ilimitado a partir de los 12USD.  
• Contras: Google Docs y Sheets no tienen algunas funcionalidades más complejas que maneja el paquete Microsoft Office .

Office 365:

• Pros: Funcionalidades más sofisticadas, al detallar tus pagos puedes contratar, según la necesidad, solamente las aplicaciones funcionales para la empresa, puedes conectarte a otras aplicaciones de productividad como Trello.
• Contras: Al ser más complicado, deberás tener una capacitación más completa con tus colaboradores, el chat no está incorporado en el mail, deberás abrir Microsoft Teams para poder chatear, el almacenamiento ilimitado se da a partir de los 20USD por persona al mes.

Ahora, ya puedes elegir el óptimo para tu organización, tomando en cuenta tus necesidades, habilidades de tu equipo y tu presupuesto.

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Autora:  Cristina Cadena Ponce