¿Modelos de Gestión?

En este tiempo las empresas se dan cuenta que es necesario revisar sus modelos de gestión, no necesariamente levantarlos desde cero, pero ven la importancia de planificar una reestructuración organizacional que funcione de una manera más eficiente.  En este contexto, hemos preparado una pequeña guía de cómo elaborar un modelo de gestión.

Comencemos por comprender lo que es un modelo de gestión. Hay varias definiciones y hemos considerado algunas para entender de forma fácil. Se trata de un esquema que representa el funcionamiento y administración de la entidad, se utiliza como guía y tiene como objetivo facilitar la implementación y puesta en funcionamiento de una empresa, organización o institución.

---

Dicho esto, y teniendo en mente que será una guía para mí y mi equipo, presentamos los cuatro pasos para realizar un Modelo de Gestión.

1. Debo conocer el contexto.  Inicio mi modelo planteando mi realidad económica, normativa y social.  Esto es importante, ya que debo saber de dónde parto y cuál es mi panorama actual, además de saber qué herramientas tengo para usar en mi beneficio.  Esto requiere de una investigación de mercado, conocer su funcionamiento y desarrollo en otros lugares, entender bien a mi consumidor o usuario.
2. Luego de identificar mi contexto y saber en el terreno donde estoy parado, puedo plantear mi estrategia. Ésta puede variar con los años y debo revisarla periódicamente.  La estrategia me presenta a dónde quiero llegar y de qué forma lo haré.  Es decir, es donde planteo la visión, misión, objetivos (debo tener claro que cada objetivo puede tener varias actividades que ya formarán parte de la gestión).  La estrategia es el corazón y la cabeza de la empresa, pues de ésta sale todo y permite alinear todo esfuerzo como organización, tanto en la parte operativa como en los valores institucionales.
   

3. Con mi contexto y estrategia planteada, puedo pasar a mi tercer punto: el ecosistema con el que me relaciono. Es necesario esforzarse para que el trabajo realizado en este punto sea óptimo y no deje actores fuera de mi análisis. En mi contexto vi la ‘foto’ de mi situación actual, y es donde debo empezar a construir este ecosistema, identificando actores internos y externos, y debo organizar y comprender mi relación con los mismos; de igual manera, debo evaluar el peso del relacionarme con cada uno de ellos en el presente y para el futuro.
      3.1. Empecemos por lo interno. Mis actores internos son generalmente mi equipo de trabajo, todas las personas que  laboran administrativamente o que son operativos de mi empresa.Debo definir cómo me relaciono; quién aprueba cada tema y toma ciertas decisiones; cómo funciona la contratación; cuando pienso en ventas, quién es responsable de hacer cada cosa.También tengo mis actores internos operativos, y hay que estar pendiente de sus horarios y funciones específicas, a quién entregan lo realizado, si necesito más producto, a quién pido, etc.
     3.2. Luego analizo mis actores externos, además de mis proveedores y acreedores. Tengo muchas entidades con quien me relaciono, generalmente los entes reguladores de mi sector, los que defienden mis intereses como empresa (ministerios, cámaras, asociaciones) y los que defienden a mis consumidores, los que regulan contrataciones y trabajo, seguro social de mis empleados, apoyo internacional y ONGs del sector, etc.

 
4.  Con mi contexto claro, una estrategia establecida e identificados todos mis actores, puedo plantearme cómo realizaré mi gestión. Debo identificar todo lo que necesito para mi producto o servicio, tanto administrativamente como operativamente. Muchos de los procesos administrativos irán identificándose cuando me fije el número de actores que intervienen y la forma de relacionarme con ellos, sobre todo internos, ya que puedo tener roles duplicados, que no agregan valor y entorpecen la gestión. Tendré accionistas, o si es una empresa familiar, tendré un buen gobierno corporativo, etc.  Todos estos procesos pueden ser automatizados considerando la eficiencia del tiempo de mis colaboradores.  No solamente se automatiza una organización comprando maquinaria o invirtiendo en un software muy caro, puedo automatizar -paso a paso- con procesos pequeños, unificando matrices de control e identificando procesos que se pueden mejorar.  En términos operativos, el tener procesos claros me ayuda a ser más eficiente y a planificar el recurso humano de una mejor manera. 

Dentro de la gestión, también debo plantear los procesos en escenarios donde mi empresa pueda encontrarse en situación de riesgo, identificar los mismos y mitigarlos; si no puedo mitigar, debo incluir en mi modelo un plan de contingencia donde la gestión cambiará si llega a presentarse alguna emergencia.

Luego de tener todos mis procesos claros, debo crear una normativa interna para mantener ese orden y que toda la empresa sepa el funcionamiento de las cosas, siempre dejando espacio abierto a la innovación y nuevas ideas. La normativa debe ser una guía basada en el conocimiento y mejora continua, no instrumentos castigadores.
Cuando realizo la gestión, es importante marcar dos puntos importantes durante todo el trabajo: Todo lo que planteo, ¿cuánto me va a costar? ¿Cuál es el mínimo a pagar? ¿Qué es lo óptimo? Y, además, debo crear mis herramientas de monitoreo y control constante. No puedo tener una mejora continua si es que no reviso -constantemente- el funcionamiento de mis procesos, y evaluando si soy eficiente o no.No debo ser perfecto desde el comienzo, debo construir una mejor gestión mientras avanzo.El modelo de gestión es un documento para revisar y actualizar.
 
Conociendo mis cuatro pasos, elaborando el esquema en papel y discutiéndolo con mi equipo, desarrollaré un Modelo de Gestión que me permita ser eficiente en la forma que realizo las cosas, además de brindar una guía a mis colaboradores para que conozcan cómo la empresa espera que se apoye a la estrategia planteada, y así hacer que se cumplan de mejor forma los objetivos. Buscamos que todos estén alineados hacia el mismo objetivo para que la organización camine de la mejor manera.

---

Autora:  Cristina Cadena P.