¿Transición al teletrabajo? Perfecto, ¡vamos!

Quizás estoy equivocada, pero el periodo de cuarentena, debido a una pandemia que tomó por sorpresa al mundo, nos percata de cómo definimos nuestras prioridades tanto en lo personal como en lo laboral. Uno de los mayores cambios es el vernos obligados a trabajar desde casa. No hubo una preparación institucional para este escenario; consecuentemente, los planes de contingencia no incluyen medidas de adaptación, y sí, a muchas empresas les tocó improvisar. 

Al conversar con amigos cercanos y familiares, me di cuenta de la falta de aplicación de estrategias de organización e identifiqué qué aspectos pueden mejorarse. Esto, desde mi experiencia al contar con las herramientas para cumplir actividades de forma remota. Encontré el elemento diferenciador: yo estudié a distancia mi maestría, tengo una ventaja competitiva para organizar tareas  de manera virtual.

¿Qué tipo herramientas? ¿Cuáles son mis preferidas? Varias, todo depende de la actividad y del equipo con el que interactúa. Me gusta trabajar con Trello para organizar actividades; prefiero Google Docs y Google Sheets para trabajar de forma colaborativa y editar en conjunto; uso BlueJeans y Hangouts para video conferencias… en fin, la lista es extensa.  

Sí, probablemente para mí es fácil acomodarme al teletrabajo, pero comprendo que para muchas personas no es así. Esta situación me hace pensar, en primer lugar, en mi papá. Él prefiere usar herramientas tradicionales y se resiste a usar nuevas tecnologías. No pienso que haya una falta de voluntad en cuanto aprendizaje, sino que entiendo que no tuvo un proceso de transición para conocer nuevas herramientas y reconocer sus beneficios. A partir de esto, se me ocurrió compartir mi experiencia para dar ese ‘primer saltito’ hacia el trabajo virtual de una forma amigable.

¿Cómo hago un plan de transición simple y aplicable a mi realidad?

Es menos difícil de lo que parece.

Primero: Es fundamental definir qué necesita realizar cada equipo. Ejemplo: una empresa de redacción de textos (prensa, editoriales, etc.), probablemente identifique algunas situaciones, pues necesita:

• Editar secciones de forma colaborativa.
• Definir el concepto de diseño, diagramar y revisar la gráfica.
• Necesita reunirse para discutir temas de investigación.
• Debe cumplir con una cadena de aprobaciones (periodista, editor, jefe de información, editor general).

Es decir, esta empresa requiere una interacción activa del personal. Entonces, todo parecería que el trabajo físico es indispensable, ¿verdad?

Segundo: ¿Qué herramientas utiliza el equipo de forma regular?

• Lo más seguro es que un correo institucional está atado a Gmail.
• WhatsApp es un medio de coordinación. ¿Los equipos tienen grupos de WhatsApp?
• La frecuencia de llamadas telefónicas es considerable
• Las reuniones se agendan vía correo electrónico
• La edición de textos se hace a través de envío por correo electrónico y se utiliza control de cambios
• Podemos analizar: ¿Tienen acceso a Skype? ¿Tienen cuenta en Hotmail o Outlook?

Tercero: Es fundamental identificar las edades y personalidades de las personas del equipo

• ¿Cuántas personas del equipo no tienen problemas con las herramientas y plataformas tecnológicas?
• ¿Cuántos no tienen ganas de aprender?
• ¿Cómo reaccionan frente al cambio?
• ¿Cuántos son ‘milenials’?
• ¿Cuántos son mayores de cincuenta años?
  

Después de definir qué necesitan, qué herramientas tienen y las características del equipo, se puede elaborar un plan para la transición. Como jefe, puedo plantear mi estrategia considerando:

• Herramientas que todos utilizan: En nuestro ejemplo, nuestros correos electrónicos se atan con Gmail. Definimos entonces que nuestro sistema de archivo y de edición conjunta será GoogleDrive y Google Docs, respectivamente; definimos quién y cómo se organizarán los archivos. Si identificamos que la mayoría tiene cuentas Skype o correos personales de Outlook, podemos definir que de inicio las reuniones virtuales se realizarán una vez al día, a una hora específica, vía Skype, mientras migramos a otra plataforma más idónea (no hay apuro inmediato). En este escenario, no hemos adquirido un software sofisticado, sino que hemos utilizado el conocimiento ya adquirido del equipo con las herramientas con las que  están familiarizadas.
  

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• Horarios fijos de conexión: Siempre es importante mostrar respeto y tener horarios definidos para que cada uno pueda organizar su trabajo y su tiempo con la familia.
• Día de presentación o reunión de casa: Esta estrategia sirve para unirse como equipo,  conocer el espacio de los otros, saber si tienen hijos, mascotas, etc.  Esto afianza la confianza y genera empatía y comprensión entre unos y otros.
• Amigos o pares de confianza para resolver dudas: Siempre van a surgir dudas: del trabajo, de conexión, de lo que se dijo en una reunión… Es importante que desde el comienzo se asignen parejas para que tengan apoyo mutuo, así no se sobrecarga mucho con una; eso sí, deben tener confianza entre sí y apoyarse.
• Reuniones casuales y no de trabajo: Asigna unos quince minutos entre el equipo o por ciertos miembros durante la semana para que se reúnan casualmente y no por temas de trabajo: es importante mantener al equipo conectado y que sientan confianza entre ellos.
• Asigna a alguien al seguimiento del programa virtual: En esta época hay mucha incertidumbre. Si tienes un equipo de recursos humanos, ellos pueden mantener reuniones periódicas para identificar cómo se sienten trabajando de forma virtual; si no tienes el mencionado departamento, puedes asignar a alguien que tenga ‘buena química’ y ganas de aportar al equipo.
• Brinda todas las capacitaciones, manuales y tutoriales, de las herramientas: Si definen ciertas herramientas, aún cuando todos sepan usarlas, siempre debes socializar tutoriales.
  
• Define medios a utilizar para resolver situaciones urgentes: Puedes definir qué decisiones pueden tomarlas solos, cuáles por mensajes, qué decisiones se consultan por mail a un superior, cuáles decisiones son mejor por llamada individual y cuáles en grupo. Así evitas sobrecargas de llamadas por la mínima duda que pueda surgir. Lo que se debe intentar es que cada uno sienta confianza de tomar decisiones, o que tenga la capacidad de consultar manteniendo su propio espacio.

Lo importante es recordar que no se necesita tener todas las herramientas listas o las herramientas más sofisticadas: de inicio, es suficiente cambio con usar y compartir las herramientas que están a la mano. Acostumbra al equipo a pocas herramientas con las que se sientan familiarizados. Cuando las manejen muy bien y fluyan, se puede aumentar herramientas adicionales (productividad, seguimiento, recursos humanos), o utilizar herramientas con mejores características para tener una oficina virtual óptima.  

Y, quizás, este es el reto más grande: trabaja duro en generar confianza en el equipo, que cualquiera sienta la seguridad que te puedan llamar si surge un problema (así sea algo tan simple como que se le "cayó" el internet).

Con estas sugerencias, estoy segura que la transición será todo un éxito.

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Autora: Cristina Cadena Ponce